Mapa de Responsabilidades
Setor do Backoffice
Organograma, Equipe e Processos
Grupo SV - Soluções Empresariais
Equipe do Primeiro Atendimento
Caroline Gomes
Líder do Primeiro Atendimento
Lidera a equipe de Primeiro Atendimento, garantindo organização e bom funcionamento do setor. Realiza triagem e direcionamento de leads, além de buscar dados comerciais e informações para relatórios.
Tarefa principal
Gestão de Tarefas e Processos
Lidera e organiza a equipe do Primeiro Atendimento, definindo e acompanhando as tarefas e processos, mapeando como devem ser executados e analisando o desempenho coletivo.
Desenvolve e estrutura scripts para otimizar o atendimento e garantir o redirecionamento adequado dos leads.
Desenvolve e estrutura scripts para otimizar o atendimento e garantir o redirecionamento adequado dos leads.
Conhecimentos: Poli, Office 365, ClickUp, Simples IP, Scripts de Atendimento e Gestão de Equipe.
Atendimento, Cadastro e Direcionamento
Realiza o atendimento dos leads, especialmente os originados de anúncios que chegam via Poli, coletando todas as informações necessárias.
Registra os leads no sistema da Poli e em planilhas, direcionando-os ao vendedor mais adequado.
Registra os leads no sistema da Poli e em planilhas, direcionando-os ao vendedor mais adequado.
Conhecimentos: Poli, Office 365, Simples IP, Sistema UPPER, Atendimento e Redirecionamento de Leads.
Relatórios de Leads
Registra atendimentos, cadastros e redirecionamentos realizados, mantendo a equipe constantemente atualizada sobre o status de cada atendimento.
Conhecimentos: Poli, ClickUp, Office 365 e Comunicação Interna.
Administração de Leads do E-mail
Atende, filtra e cadastra no sistema da Poli os leads originados do e-mail de contato principal, redirecionando-os ao vendedor mais adequado.
Conhecimentos: Poli, Office 365, Simples IP, Sistema UPPER e Atendimento e Redirecionamento de Leads.
Adriele Medeiros
Auxiliar do Primeiro Atendimento
Atende e cadastra leads nas plataformas, direcionando-os corretamente no processo de venda. Apoia a equipe com relatórios e atualização de status dos contatos.
Tarefa principal
Atendimento, Cadastro e Direcionamento
Realiza o atendimento dos leads, especialmente os originados de anúncios que chegam via Poli, coletando todas as informações necessárias.
Registra os leads no sistema da Poli e em planilhas, direcionando-os ao vendedor mais adequado.
Registra os leads no sistema da Poli e em planilhas, direcionando-os ao vendedor mais adequado.
Conhecimentos: Poli, Office 365, Simples IP, Sistema UPPER, Atendimento e Redirecionamento de Leads.
Relatórios de Leads
Registra atendimentos, cadastros e redirecionamentos realizados, mantendo a equipe constantemente atualizada sobre o status de cada atendimento.
Conhecimentos: Poli, ClickUp, Office 365 e Comunicação Interna.
Lista de Compras do BKO
Responsável por identificar, registrar e organizar todas as necessidades de materiais do setor de Backoffice (BKO), garantindo o abastecimento adequado do escritório.
Conhecimentos: Comunicação com as Equipes e Organização de Materiais.
Renata Ribeiro
Auxiliar do Primeiro Atendimento
Atende e cadastra leads nas plataformas, direcionando-os corretamente no processo de venda. Apoia a equipe com relatórios e atualização de status dos contatos.
Tarefa principal
Atendimento, Cadastro e Direcionamento
Realiza o atendimento dos leads, especialmente os originados de anúncios que chegam via Poli, coletando todas as informações necessárias.
Registra os leads no sistema da Poli e em planilhas, direcionando-os ao vendedor mais adequado.
Registra os leads no sistema da Poli e em planilhas, direcionando-os ao vendedor mais adequado.
Conhecimentos: Poli, Office 365, Simples IP, Sistema UPPER, Atendimento e Redirecionamento de Leads.
Relatórios de Leads
Registra atendimentos, cadastros e redirecionamentos realizados, mantendo a equipe constantemente atualizada sobre o status de cada atendimento.
Conhecimentos: Poli, ClickUp, Office 365 e Comunicação Interna.
Equipe do Pós-Orçamento
Bianca Fernandes
Líder do Pós-Orçamento
Lidera a equipe de Pós-Orçamento, Acompanha e contata leads, impulsionando os processos de vendas. Mapeia e documenta ações do setor, além de gerir e implantar soluções para otimizar processos do Backoffice.
Tarefa principal
Gestão de Tarefas e Processos
Lidera e organiza a equipe de Pós-Orçamento, definindo e acompanhando tarefas e processos, mapeando sua execução e analisando o desempenho coletivo.
Desenvolve e estrutura scripts para otimizar o contato pós-orçamento, garantindo um acompanhamento preciso dos pedidos e impulsionando o processo de vendas.
Desenvolve e estrutura scripts para otimizar o contato pós-orçamento, garantindo um acompanhamento preciso dos pedidos e impulsionando o processo de vendas.
Conhecimentos: Poli, Office 365, ClickUp, Simples IP, Scripts de Atendimento e Gestão de Equipe.
Gestão de Leads do Pós-Orçamento
Acompanha as atualizações da equipe nas planilhas dos vendedores com leads redirecionados e seus pedidos.
Mantém as planilhas e informações de pedidos na Poli atualizadas durante e depois o processo de pós-orçamento.
Atualiza o status dos pedidos conforme a efetivação ou não da venda.
Mantém as planilhas e informações de pedidos na Poli atualizadas durante e depois o processo de pós-orçamento.
Atualiza o status dos pedidos conforme a efetivação ou não da venda.
Conhecimentos: Poli, Office 365, Simples IP, Sistema UPPER e Follow-up de Leads, Gestão de Dados de Pedidos e Acompanhamento de Vendas.
Mapeamento e Documentação do BKO
Mapeia e documenta os processos e atividades do setor de Backoffice, organizando equipes, funções, reuniões de alinhamento, iniciativas de melhoria e relatórios.
Conhecimentos: Office 365, ClickUp e Notion.
Gestão de Ferramentas e Recursos
Implanta e administra ferramentas e recursos, que contribuem para a solução de problemas e para melhorias na organização e no fluxo de conhecimento do setor de Backoffice, facilitando a gestão da liderança, a padronização de processos e a visualização das tarefas.
Gerencia a principal ferramenta utilizada, o ClickUp, garantindo a organização do setor.
Desenvolve todas as planilhas do setor do backoffice e a Wiki interna, centralizando todas as informações necessárias da empresa para suporte às atividades.
Gerencia a principal ferramenta utilizada, o ClickUp, garantindo a organização do setor.
Desenvolve todas as planilhas do setor do backoffice e a Wiki interna, centralizando todas as informações necessárias da empresa para suporte às atividades.
Conhecimentos: ClickUp, Office 365, Notion e Gestão de Processos.
Análise de Desempenho dos Vendedores
Acompanha e analisa o desempenho dos vendedores no atendimento aos leads direcionados, suspendendo o recebimento de novos leads para aqueles que não seguem corretamente o processo.
Reconhece e divulga o “Vendedor do Mês”, considerando exclusivamente as vendas realizadas a partir de leads encaminhados pelo setor.
Reconhece e divulga o “Vendedor do Mês”, considerando exclusivamente as vendas realizadas a partir de leads encaminhados pelo setor.
Conhecimentos: Poli, Office 365, Gestão de Performance e Reconhecimento de Resultados.
Fechamento de Leads
Com base na planilha de leads convertidos em vendas, atualizada pela equipe de pós-orçamento, elabora relatórios de fechamento que apresentam o desempenho de cada empresa e vendedor em relação às vendas de leads redirecionados pelo Backoffice.
Conhecimentos: Office 365, Poli, Gestão de Leads, Análise de Vendas, Organização de Dados e Relatórios Gerenciais.
Rebeca Faccioli
Auxiliar em Pós-Orçamento
Acompanha e contata leads pós-orçamento, impulsionando os processos de vendas e mantendo status dos pedidos atualizados. Registra ocorrências no processo, visando melhorias contínuas.
Tarefa principal
Acompanhamento e Contato de Leads
Acompanha as planilhas dos vendedores com leads redirecionados e seus pedidos, retoma o contato com o lead caso não haja resposta em até 48 horas após o orçamento.
Mantém as planilhas e informações de pedidos na Poli atualizadas durante e depois o processo de pós-orçamento.
Atualiza o status dos pedidos conforme a efetivação ou não da venda.
Mantém as planilhas e informações de pedidos na Poli atualizadas durante e depois o processo de pós-orçamento.
Atualiza o status dos pedidos conforme a efetivação ou não da venda.
Conhecimentos: Poli, Office 365, Simples IP, Sistema UPPER e Follow-up de Leads, Gestão de Dados de Pedidos e Acompanhamento de Vendas.
Relatórios de Leads Pós- Orçamento
Registra as ligações e os resgates de leads no pós-orçamento, atualizando o status de cada lead redirecionado.
Monitora as planilhas de leads dos vendedores para identificar vendas e registrar na planilha de vendas, gerenciada pela Bianca, e utilizada para conferência, validação e fechamento dos resultados.
Monitora as planilhas de leads dos vendedores para identificar vendas e registrar na planilha de vendas, gerenciada pela Bianca, e utilizada para conferência, validação e fechamento dos resultados.
Conhecimentos: Poli, Office 365, Simples IP, Sistema UPPER, Relatórios.
Suporte no Primeiro Atendimento
Apoia a equipe do Primeiro Atendimento, atendendo leads que chegam pelo número 0800 386 1001. Após o atendimento, repassas as informações do lead para a equipe do Primeiro Atendimento prosseguir com os cadastros.
Conhecimentos: Poli, Office 365, Simples IP, e Atendimento de Leads.
Gabriel Fernandes
Auxiliar em Pós-Orçamento
Acompanha e contata leads pós-orçamento, impulsionando os processos de vendas e mantendo status dos pedidos atualizados. Registra ocorrências no processo, visando melhorias contínuas.
Tarefa principal
Acompanhamento e Contato de Leads
Acompanha as planilhas dos vendedores com leads redirecionados e seus pedidos, retoma o contato com o lead caso não haja resposta em até 48 horas após o orçamento.
Mantém as planilhas e informações de pedidos na Poli atualizadas durante e depois o processo de pós-orçamento.
Atualiza o status dos pedidos conforme a efetivação ou não da venda.
Mantém as planilhas e informações de pedidos na Poli atualizadas durante e depois o processo de pós-orçamento.
Atualiza o status dos pedidos conforme a efetivação ou não da venda.
Conhecimentos: Poli, Office 365, Simples IP, Sistema UPPER e Follow-up de Leads, Gestão de Dados de Pedidos e Acompanhamento de Vendas.
Relatórios de Leads Pós- Orçamento
Registra as ligações e os resgates de leads no pós-orçamento, atualizando o status de cada lead redirecionado.
Monitora as planilhas de leads dos vendedores para identificar vendas e registrar na planilha de vendas, gerenciada pela Bianca, e utilizada para conferência, validação e fechamento dos resultados.
Monitora as planilhas de leads dos vendedores para identificar vendas e registrar na planilha de vendas, gerenciada pela Bianca, e utilizada para conferência, validação e fechamento dos resultados.
Conhecimentos: Poli, Office 365, Simples IP, Sistema UPPER, Relatórios.
Suporte Técnico de TI
Aplica conhecimentos básicos de TI e hardware para resolver problemas simples nos computadores do backoffice, assegurando o bom funcionamento dos equipamentos e a continuidade das atividades.
Conhecimentos: Informática básica.
Gustavo Brito
Auxiliar em Pós-Orçamento
Acompanha e contata leads pós-orçamento, impulsionando os processos de vendas e mantendo status dos pedidos atualizados. Registra ocorrências no processo, visando melhorias contínuas.
Tarefa principal
Acompanhamento e Contato de Leads
Acompanha as planilhas dos vendedores com leads redirecionados e seus pedidos, retoma o contato com o lead caso não haja resposta em até 48 horas após o orçamento.
Mantém as planilhas e informações de pedidos na Poli atualizadas durante e depois o processo de pós-orçamento.
Atualiza o status dos pedidos conforme a efetivação ou não da venda.
Mantém as planilhas e informações de pedidos na Poli atualizadas durante e depois o processo de pós-orçamento.
Atualiza o status dos pedidos conforme a efetivação ou não da venda.
Conhecimentos: Poli, Office 365, Simples IP, Sistema UPPER e Follow-up de Leads, Gestão de Dados de Pedidos e Acompanhamento de Vendas.
Relatórios de Leads Pós- Orçamento
Registra as ligações e os resgates de leads no pós-orçamento, atualizando o status de cada lead redirecionado.
Monitora as planilhas de leads dos vendedores para identificar vendas e registrar na planilha de vendas, gerenciada pela Bianca, e utilizada para conferência, validação e fechamento dos resultados.
Monitora as planilhas de leads dos vendedores para identificar vendas e registrar na planilha de vendas, gerenciada pela Bianca, e utilizada para conferência, validação e fechamento dos resultados.
Conhecimentos: Poli, Office 365, Simples IP, Sistema UPPER, Relatórios.
Orientação Técnica Comercial
Apoia o setor compartilhando sua experiência como representante comercial, orientando colegas sobre processos de vendas, características de produtos e processos de fábrica sempre que surgirem dúvidas.
Conhecimentos: Etapas de Vendas, Produtos e Processos de Fábricas.
Equipe do Pós-Venda
Thais Caroline
Líder do Pós-Venda
Lidera a equipe de Pós-Venda e Backoffice, garantindo organização e eficiência. Registra avaliações de clientes após a entrega de produtos, identificando melhorias nos processos e nos relacionamentos.
Tarefa principal
Gestão de Tarefas e Processos
Lidera e organiza o funcionamento da equipe do Pós-Venda, definindo e acompanhando as tarefas e processos, mapeando como devem ser executados e analisando o desempenho coletivo.
Desenvolve e estrutura scripts para otimizar o contato pós-venda com os clientes e extrair as avaliações com precisão.
Desenvolve e estrutura scripts para otimizar o contato pós-venda com os clientes e extrair as avaliações com precisão.
Conhecimentos: Poli, Office 365, ClickUp, Simples IP, Scripts de Atendimento e Gestão de Equipe.
Contatos e Registros de Avaliações
Filtra os pedidos qualificados para o pós-venda, realiza o contato com os clientes e registra todas as avaliações nos pedidos e planilhas adequadas.
Coleta feedbacks completos e precisos, identificando a satisfação em todo o processo, do atendimento à entrega, e reporta os resultados à empresa, apoiando a identificação de melhorias e fortalecendo a fidelização dos clientes por meio do cuidado com a jornada completa.
Coleta feedbacks completos e precisos, identificando a satisfação em todo o processo, do atendimento à entrega, e reporta os resultados à empresa, apoiando a identificação de melhorias e fortalecendo a fidelização dos clientes por meio do cuidado com a jornada completa.
Conhecimentos: Poli, Simples IP, Office 365, Sistema UPPER, Pós-Venda e Gestão da Experiência do Cliente.
Suporte Comercial BKO
Presta apoio operacional e administrativo ao BKO, acompanhando e executando atividades em todas as fases do processo de vendas, garantindo a fluidez e o cumprimento dos procedimentos comerciais.
Conhecimentos: Poli, Sistema UPPER, Simples IP, Office 365, Processos Comerciais e Gestão de Pedidos
Treinamento e Integração
Ensina e treina a equipe sobre o funcionamento geral da empresa e todo o processo de fabricação e venda dos produtos, dedicando a atenção necessária para preparar os colaboradores e apresentando-os inclusive por meio de visitas às fábricas.
Conhecimentos: Processos de Fabricação e Vendas, Integração de Equipe e Visitas Técnicas.
Tarefas Gerais do Setor
Relatórios de Processos de Vendas
Levantamento e análise de relatórios sobre o desempenho e etapas do processo de vendas.
Comunicação entre Comercial e Marketing
Apoio no alinhamento de informações entre as equipes, garantindo fluidez e padronização da comunicação.
Atualização de Cadastros dos Clientes
Manutenção de dados atualizados dos clientes nos sistemas, assegurando integridade das informações.
Suporte Administrativo ao Comercial
Apoio em processos internos, organização de documentos e suporte às rotinas da equipe de vendas.